8:47 Uhr. Ein Klick auf den Posteingang – und die E-Mail-Flut ist sofort da. CC-Ketten, Einladungen, „kurze“ Rückfragen. Genau in dem Moment erinnert eine Kollegin: „Bitte denk dran: Das muss heute um 11 Uhr raus.“ Zwischen „helfen wollen“ und „liefern müssen“, schaltet das Gehirn auf Parallelbetrieb. Und der Stress beginnt: Denn ständige Unterbrechungen machen uns langsamer.
Multitasking Mythos: Multitasking funktioniert nicht – es ist Task-Switching
Der Multitasking Mythos hält sich hartnäckig: „Wenn ich alles gleichzeitig mache, bin ich schneller.“ Neurobiologisch stimmt das nicht. Es gibt kein echtes Multitasking – es gibt Task Switching, ein rasantes Hin- und Herschalten zwischen Aufgaben.
Diese Wechsel erzeugen Fokusverlust: Der präfrontale Kortex muss bei jedem Sprung die Strategie neu sortieren. Das kostet Energie (Glukose), macht schneller müde und setzt Stresshormone frei – die Leistung sinkt messbar, Fehler nehmen zu.
Unterbrechungen am Arbeitsplatz: 25 Minuten Fokusverlust
Unterbrechungen am Arbeitsplatz fühlen sich klein an, sind aber teuer. Schon ein Benachrichtigungston kann Konzentration zerstreuen. Nach einer Unterbrechung dauert es im Schnitt rund 25 Minuten, bis Mitarbeitende zur ursprünglichen Aufgabe zurückkehren (resumption time) – und dazwischen liegen meist mehrere andere Tätigkeiten. Dazu kommt die „Aufmerksamkeits-Restspur“: Selbst wer die Mail ignoriert, lenkt sich mit Fragen wie „Ist das wichtig?“ ab. Die Rechnung ist brutal: Vier Unterbrechungen am Vormittag bedeuten rund 100Minuten verlorene Konzentration.
E-Mail-Sucht: Klare Regeln durchbrechen das Muster
Ständiges E-Mail-Checken ist suchtähnliches Verhalten, das neurobiologisch erklärbar ist. Beim Abrufen wirkt das Belohnungssystem wie beim Spielautomaten: Nicht die tatsächliche Nachricht zählt, sondern die Erwartung einer möglichen Belohnung (wichtige Info, nette Mail – oder nur Spam). Weil die „Belohnung“ unvorhersehbar ist, entsteht ein besonders starker Anreiz, immer wieder in die Inbox zu schauen. Deshalb reicht Willenskraft oft nicht – wir brauchen strukturelle Änderungen (klare Regeln/Settings), um dieses Muster zu durchbrechen.
Was hilft beim digitalen Zeitmanagement?
Tipp 1: Fokus-Sprints planen
Feste, ungestörte Blöcke von 60–90 Minuten für eine Aufgabe einplanen. Danach ist eine Pause nötig – dann kann der nächste Sprint folgen.
So funktioniert Time Blocking:
- Block im Kalender eintragen, Status „Nicht verfügbar / In Fokus-Arbeit“.
- Behandle den Block wie ein externes Meeting: nicht verschieben, keine Nachrichten „nur kurz“ öffnen.
- Team-Kommunikation: Ein kurzer Standard-Satz reicht – „Ich habe täglich 9:00–10:30 Fokuszeit … bei Notfällen bitte anrufen“
Tipp 2: Benachrichtigungen ausschalten – radikal.
Die „Festung um die Aufmerksamkeit“ beginnt mit dem Abschalten visueller und akustischer Signale. Jeder Ping ist sonst eine Einladung zur „25-Minuten-Strafrunde“.
Tipp 3: E-Mail-Batching gegen E-Mail Stress.
Statt permanent zu checken, E-Mails gebündelt in festen Zeitfenstern bearbeiten: „E-Mail-Blöcke“. Das wirkt gleich doppelt: Es reduziert Task Switching und nimmt der variablen Belohnungsmechanik von E-Mails schrittweise die Macht.
Konkretes Setup:
- Zwei feste Slots: z. B. 11 Uhr und 16 Uhr (oder passend zum Arbeitstag).
- Außerhalb der Slots: Posteingang zu, keine Pop-ups.
- „Notfälle“ regeln: Echte Notfälle kommen per Anruf oder persönlich, nicht per Mail.
- Nervosität in den ersten 2–3 Wochen ist normal – das System braucht Umgewöhnung.
Gewohnheiten umlernen: ALPEN, Pomodoro, Eat-the-Frog, 2-Minuten-Regel
Wer Aufgaben priorisieren und strukturiert abarbeiten möchten, kann die ALPEN-Methode nutzen: Aufgaben notieren, Länge schätzen, Puffer einplanen, Entscheidungen treffen, Nachkontrolle machen.
Um in der Fokuszeit konzentriert zu arbeiten und dranzubleiben, hilft die Pomodoro-Methode: Nachdem eine Aufgabenliste mit Prioritäten erstellt ist, wird für die erste Aufgabe ein Timer auf 25 Minuten gestellt. Nach der ersten Arbeitseinheit folgen fünf Minuten Pause, nach vier „Pomodoros“ folgt eine längere Pause.
Äußerst motivierend wirkt der Eat-the-Frog:-Ansatz. Es gilt, erst die anspruchsvollste Aufgabe zu identifizieren und sie dann als erstes erledigen. Wer die Strategie täglich wiederholt arbeitet effizient und erfolgreicher.
Und schließlich hilft auch die 2-Minuten-Regel: Alles, was in zwei Minuten zu schaffen ist, wird sofort erledigt –so kann sich nichts im Kopf festsetzen.
Fazit: Zeitmanagement im digitalen Zeitalter bedeutet: Den eigenen Fokus schützen, statt in die Multitasking-Falle zu tappen. Task Switching kostet Energie, erhöht Stress und führt zu messbarem Fokusverlust – Unterbrechungen reißen uns im Schnitt rund 25 Minuten aus dem Workflow. Wirksamer als Willenskraft sind klare Strukturen: Fokus-Sprints durch Time Blocking, Benachrichtigungen konsequent ausstellen und E-Mails gebündelt bearbeiten. Mit Methoden wie ALPEN, Pomodoro, Eat-the-Frog und der 2-Minuten-Regel lassen sich neue Routinen festigen. Und: klein starten hilft – ein Fokusblock am Tag reicht, um schnell einen Effekt zu spüren.