Stellenangebot
Manager:in für Büroorganisation und Programmkoordination (Assistenz der Geschäftsführung)
Wen & was wir suchen
SEQUOYA ist eine Agentur für Karriereberatung und Organisationsentwicklung mit Sitz in Berlin-Kreuzberg. Seit 2012 unterstützen wir mit unseren Karriere-Coachings Menschen, die sich beruflich weiterentwickeln wollen.Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine freundliche und lösungsorientierte Assistenz für unsere Geschäftsführerin Heike Sohna (20 Stunden/Woche).
Als zertifizierter Bildungsträger arbeiten wir bei unseren Coaching-Angeboten eng mit der Agentur für Arbeit zusammen und begleiten besonders oft Arbeitssuchende bei ihrer beruflichen (Neu-)Orientierung. Wir glauben an die Kraft von Veränderung und unser Ziel ist: Neues gut zu gestalten.
Bei unseren Projekten zur Organisationsentwicklung begleiten wir Unternehmen und Einrichtungen, die ihre Kultur und interne Strukturen verändern möchten, um durch ein gutes Arbeitsklima optimale Bedingungen für Erfolg zu schaffen. Besonders häufig arbeiten wir dabei mit sozialen Einrichtungen, Verbänden und NGOs zusammen.
Unsere ansprechend gestalteten Büroräume nutzen wir nicht nur für eigene Coachings oder Workshops, sondern vermieten sie auch an externe Berater:innen.
Unsere Geschäftsführerin Heike Sohna freut sich auf deine Bewerbung mit einem Motivationsschreiben und einem Lebenslauf. Bitte schick die Unterlagen per Mail (max. 5 MB) an sohna@sequoya.de
Was wir Dir bieten
- Ein vielfältiges eigenes Aufgabengebiet mit hohem Gestaltungsspielraum und eigenverantwortlichem Arbeiten
- Ein vertrauensvolles Miteinander in einem kleinen Team mit flachen Hierarchien
- Flexible Einteilung deiner Wochenarbeitszeit (20 Stunden) innerhalb unserer Öffnungszeiten; eine große Bereitschaft, dir eine gute Vereinbarkeit von Beruf und Familie zu ermöglichen
- offener und herzlicher Umgang miteinander, regelmäßiges gegenseitiges Feedback
- angenehm gestaltete Räume, moderne Arbeitsausstattung
- eine sorgfältige Einarbeitung
- regelmäßige Weiterbildungen für deine berufliche und persönliche Weiterentwicklung.
Deine Aufgaben
- Administrative und organisatorische Unterstützung der Geschäftsführung, z. B. Ange-botserstellung, Koordination und Vorbereitung von Terminen, Bearbeitung von E-Mails sowie telefonische und schriftliche Kundenkommunikation
- Eigenverantwortliches Office-Management und Sicherstellung eines reibungslosen Ab-laufs im Büroalltag
- Verantwortliche Administration der Coachings und Bildungsangebote, inklusive Ver-waltung und Dokumentation von Teilnehmerunterlagen sowie zentrale Ansprechper-son für die Agentur für Arbeit
- Pflege und Verwaltung von Kundendaten im CRM-System (Pipedrive)
- Vorbereitende Buchhaltung und eigenständiges Rechnungsmanagement
- Verwaltung und Koordination der Vermietung der Beratungsräume an externe Coa-ches (Vertragsmanagement, Raumbelegung, Kommunikation)
- Funktion als Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, Coaches, Kund:innen und Ko-operationspartner:innen sowie Unterstützung bei der internen und externen Kommu-nikation
- Mitwirkung bei der kontinuierlichen Optimierung von administrativen Prozessen und der Einführung neuer, digitaler Tools
Dein Profil
- Ausgeprägtes Kommunikationsgeschick und sicheres, freundliches Auftreten
- Hohe Serviceorientierung im Umgang mit Kund:innen sowie Flexibilität und Lösungsorientierung bei Herausforderungen SEQUOYA
- Eigenständige, sorgfältige und strukturierte Arbeitsweise mit Verantwortungsbereitschaft
- Mindestens 2 Jahre Erfahrung im Office Management mit Kundenkontakt; idealer-weise abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung
- Sicherer Umgang mit MS Office Programmen und Online-Tools (inkl. WordPress)
- Hohes Interesse an Persönlichkeitsentwicklung, Coaching, Training und Organisationsentwicklung
- Sprach- und Stilsicherheit in Wort und Schrift
Unser Zeitplan
Wir möchten die Stelle zum nächstmöglichen Zeitpunkt besetzen.