Allgemeine Daten­schutz­hinweise

gültig auch für Online-Coachings und Webinare via „Zoom“

SEQUOYA
Karriereberatung und Organisationsentwicklung

Cuvrystr. 19
10997 Berlin
Tel.: 030 – 26 58 58 40

Wir möchten Sie nachfolgend über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Nutzung von „Zoom“ informieren.

Zweck der Verar­beitung

Wir nutzen das Tool „Zoom“, um in der alternativen Lernform (nachfolgend: Online-Coachings und/oder Webinare) durchzuführen „Zoom“ ist ein Service der Zoom Video Communications, Inc., die ihren Sitz in den USA hat.

Verantwortliche für Datenverarbeitung, die im unmittelbaren Zusammenhang mit der Durchführung von „Online-Meetings“ steht, ist Sequoya.
Hinweis: Soweit Sie die Internetseite von „Zoom“ aufrufen, ist der Anbieter von „Zoom“ für die Datenverarbeitung verantwortlich. Ein Aufruf der Internetseite ist für die Nutzung von „Zoom“ jedoch nur erforderlich, um sich die Software für die Nutzung von „Zoom“ herunterzuladen. Sie können „Zoom“ auch nutzen, wenn Sie die jeweilige Meeting-ID und ggf. weitere Zugangsdaten zum Meeting direkt in der „Zoom“-App eingeben. Wenn Sie die „Zoom“-App nicht nutzen wollen oder können, dann sind die Basisfunktionen auch über eine Browser-Version nutzbar, die Sie ebenfalls auf der Website von „Zoom“ finden.

Welche Daten werden verarbeitet?

Bei der Nutzung von „Zoom“ werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt dabei auch davon ab, welche Angaben zu Daten Sie vor bzw. bei der Teilnahme an einem „Online-Meeting“ machen.

Folgende personenbezogene Daten sind Gegenstand der Verarbeitung:

Angaben zum Benutzer: Vorname, Nachname, Telefon (optional), E-Mail-Adresse, Passwort (wenn „Single-Sign-On“ nicht verwendet wird), Profilbild (optional), Abteilung (optional), Meeting-Metadaten: Thema, Beschreibung (optional), Teilnehmer-IP-Adressen, Geräte-/Hardware-Informationen
Bei Aufzeichnungen (optional): MP4-Datei aller Video-, Audio- und Präsentationsaufnahmen, M4A-Datei aller Audioaufnahmen, Textdatei des Online-Meeting-Chats.

Bei Einwahl mit dem Telefon: Angabe zur eingehenden und ausgehenden Rufnummer, Ländername, Start- und Endzeit. Ggf. können weitere Verbindungsdaten wie z.B. die IP-Adresse des Geräts gespeichert werden.

Text-, Audio- und Videodaten: Sie haben ggf. die Möglichkeit, in einem „Online-Meeting“ die Chat-, Fragen- oder Umfragenfunktionen zu nutzen. Insoweit werden die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese im „Online-Meeting“ anzuzeigen und ggf. zu protokollieren.

Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden entsprechend während der Dauer des Meetings die Daten vom Mikrofon Ihres Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet. Sie können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst über die „Zoom“-Applikationen abschalten bzw. stummstellen. Um an einem „Online-Meeting“ teilzunehmen bzw. den „Meeting-Raum“ zu betreten, müssen Sie zumindest Angaben zu Ihrem Namen machen.

Umfang der Verarbeitung

Wir verwenden „Zoom“, um Online-Coachings und/oder Webinare durchzuführen. Wenn wir bei diesen Formaten aufzeichnen wollen, werden wir Ihnen das im Vorwege transparent mitteilen und – soweit erforderlich – um eine Zustimmung bitten. Die Tatsache der Aufzeichnung wird Ihnen zudem in der „Zoom“-App angezeigt. Wenn es für die Zwecke der Protokollierung von Ergebnissen eines Online-Coachings und/oder Webinare erforderlich ist, werden wir die Chatinhalte protokollieren. Das wird jedoch in der Regel nicht der Fall sein. Im Falle von Webinaren können wir für Zwecke der Aufzeichnung und Nachbereitung von Webinaren auch die gestellten Fragen von Webinar-Teilnehmenden verarbeiten. Wenn Sie bei „Zoom“ als Benutzer registriert sind, dann können Berichte über Online-Coachings und/oder Webinare -Metadaten, Daten zur Telefoneinwahl, Fragen und Antworten – biszu einem Monat bei „Zoom“ gespeichert werden. Eine automatisierte Entscheidungsfindung i.S.d. Art. 22 DSGVO kommt nicht zum Einsatz.

Rechts­grundlagen der Daten­verar­beitung

Soweit personen­bezogene Daten von Beschäftigten der Sequoya verarbeitet werden, ist § 26 BDSG die Rechts­grundlage der Daten­verarbeitung. Im Übrigen ist die Rechts­grundlage für die Daten­verarbeitung bei der Durch­führung von „Online-Meetings“ Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO, soweit die Online-Coachings und/oder Webinare im Rahmen von Vertrags­beziehungen durchgeführt werden. Sollte keine vertragliche Beziehung bestehen, ist die Rechts­grund­lage Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Auch hier besteht unser Interesse an der effektiven Durch­führung von „Online-Meetings“.

Empfänger / Weitergabe von Daten

Personen­bezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an Online-Coachings und/oder Webinare verarbeitet werden, werden grund­sätzlich nicht an Dritte weiter­gegeben.

Daten­verarbeitung außerhalb der Europäischen Union

„Zoom“ ist ein Dienst, der von einem Anbieter aus den USA erbracht wird. Eine Verarbeitung der personen­bezogenen Daten findet damit auch in einem Dritt­land statt. Wir haben mit dem Anbieter von „Zoom“ einen Auftrags­verarbeitungs­vertrag geschlossen, der den Anforderungen von Art. 28 DSGVO entspricht. Ein ange­messenes Daten­schutz­niveau ist zum einen durch den Abschluss der sog. EU-Standard­vertrags­klauseln garantiert. Als ergänzende Schutz­maßnahmen haben wir ferner unsere Zoom-Konfi­guration so vorgenommen, dass für die Durch­führung von „Online-Meetings“ nur Rechen­zentren in der EU, dem EWR bzw. sicheren Dritt­staaten wie z.B. Kanada oder Japan genutzt werden.

Daten­schutz­beauf­tragter

Wir haben einen Daten­schutz­beauf­tragten benannt. Sie erreichen diesen wie folgt:

Dietmar Goerz, Spanische Allee 153 in 14129 Berlin.

Rechte als Betroffene/r

Sie haben das Recht auf Auskunft über die Sie betreffenden personenbezogenen Daten. Sie können sich für eine Auskunft jederzeit an uns wenden.
Bei einer Auskunftsanfrage, die nicht schriftlich erfolgt, bitten wir um Verständnis dafür, dass wir ggf. Nachweise von Ihnen verlangen, die belegen, dass Sie die Person sind, für die Sie sich ausgeben. Ferner haben Sie ein Recht auf Berichtigung oder Löschung oder auf Ein­schränkung der Verarbeitung, soweit Ihnen dies gesetzlich zusteht. Schließlich haben Sie ein Wider­spruchs­recht gegen die Verarbeitung im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben. Ein Recht auf Datenübertragbarkeit besteht ebenfalls im Rahmen der datenschutzrechtlichen Vorgaben.

Löschung von Daten

Wir löschen personenbezogene Daten grundsätzlich dann, wenn kein Erfordernis für eine weitere Speicherung besteht. Ein Erfordernis kann insbesondere dann bestehen, wenn die Daten noch benötigt werden, um vertragliche Leistungen zur erfüllen, Gewährleistungs- und ggf. Garantieansprüche prüfen und gewähren oder abwehren zu können. Im Falle von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten kommt eine Löschung erst nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungspflicht in Betracht.

Beschwerde­recht bei einer Aufsichts­behörde

Sie haben das Recht, sich über die Verarbeitung personenbezogenen Daten durch uns bei einer Aufsichtsbehörde für den Datenschutz zu beschweren.

Änderung dieser Datenschutzhinweise

Wir überarbeiten diese Datenschutzhinweise bei Änderungen der Datenverarbeitung oder bei sonstigen Anlässen, die dies erforderlich machen. Die jeweils aktuelle Fassung finden Sie stets auf dieser Internetseite.

Stand: 10.02.2021

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